Kokoukset ovat modernin tietotyön selkäranka, mutta niitä käytetään usein väärin: raportointiin tai autoritaaristen johtajien egon pönkittämiseen. Kokouksista on tullut itse toiminnan keskipiste sen sijaan, että niissä keskityttäisiin siihen, mitä niillä voidaan tuottaa. Pohjimmiltaan kokous on vain työkalu, ja niin sitä pitäisi käyttää.
Ihannetilanteessa kokoukset ovat kohtaamisia, jotka parantavat jokaisen osallistujan ajattelua ja ymmärrystä, auttavat pääsemään ratkaisuihin ja konkreettisiin toimiin sekä mahdollistavat paremman päätöksenteon. Ei vain taustapeileihin katsomista.
On olemassa yksinkertaisia toimia, joilla voit varmistaa, että kokouksissa ei tehdä jatkuvasti samoja virheitä. Kokouksen elinkaarenhallinnan avulla voit johtaa sitä, mitä tapahtuu ennen kokouksia, niiden aikana ja jälkeen. Se on ratkaisevaa tuottavien ja molempia osapuolia hyödyttävien kokousten kannalta, jotka eivät turhauta osallistujia.
Valmistele kokous ja valmista osallistujat
Ennen kokousta sinun on hallittava osallistujien odotuksia. Laatimalla ja julkaisemalla esityslistan kokouksiisi lisäät todennäköisyyttä, että ihmiset tulevat paikalle valmistautuneina. Jäsennelty tapa kerätä aiheita, ideoita, tiedostoja ja jatkotoimenpiteitä helpottaa näiden tietojen löytämistä huomattavasti myös jatkossa. Vielä paremmin onnistut, jos jaat aiheiden vastuualueet ja annat osallistujien lisätä omia aiheitaan joukkoon.
Hallitse ajankäyttöä ja keskity tuloksiin
Kokouksen aikana esityslista kannattaa pitää auki ja osallistujien nähtävillä. Näin aikataulussa on helpompi pysyä ja kaikkien on helpompi osallistua käsillä olevaan keskusteluun. Varaa suurin osa ajasta luoville asialistan kohdille, jotta kokouksella on jotain annettavaa. Tämä tekee kokouksesta myös mielekkäämmän osallistujille. Tee lopuksi yhteenveto sovituista jatkotoimista, dokumentoi ne ja delegoi vastuut, jotta asiat tulevat hoidetuksi.
Tee jatkotoimista toteutuskelpoisia
Kokous ei pääty, kun aika umpeutuu. Kokoukset eivät ole ainoa tapa tehdä päätöksiä ja työskennellä yhdessä, vaan työ siirtyy asynkronisille viestintäalustoille, joilla voit seurata edistymistä. Seuraavaa kokousta kannattaa myös alkaa heti valmistelemaan, sopia ajankohta ja laatia pohja esityslistalle.
Fingertip tekee kokousten suunnittelusta, toteuttamisesta ja päättämisestä vaivatonta. Lataa alla oleva esite ja ymmärrät, miten Fingertip mullistaa tuottavan ja yhteistoiminnallisen kokousten hallinnan Microsoft Teamsissa.
