Kokoukset, jotka eivät haaskaa aikaa
Tehottomat kokoukset ovat kallis rasite. Valmistautumisen puute, tilannekatsauksen tasolle jämähtävä keskustelu ja manuaalinen seuranta syövät johtoryhmän arvokkainta resurssia: aikaa.
Jos kokouksen jälkeen on epäselvää, mitä päätöksiä ja muutoksia tehtiin tai kuka vastaa seuraavista askelista, ei prosessi palvele liiketoimintaa.
Fingertip on Microsoft Teamsiin integroitu johtamisjärjestelmä, joka tuo jatkuvuutta johtoryhmätyöskentelyyn. Se varmistaa jaetun tilannekuvan, kirkastaa päätöksenteon ja automatisoi seurannan – jotta tiedätte aina, mitä on sovittu ja kuka vie asioita eteenpäin.
Varmista kokouksilla työn edistyminen
Useimmat johtoryhmät tukeutuvat yhä vanhentuneisiin työtapoihin, vaikka maailma ympärillä on muuttunut. Fingertip tuo johtamisen 2020-luvulle: se luo jaetun kontekstin, kirkastaa päätöksenteon ja tekee seurannasta mitattavaa.
Fingertip yhdistää keskustelut, päätökset ja tehtävät yhdeksi katkeamattomaksi työnkuluksi suoraan Microsoft Teamsissa. Mikään ei putoa patterin väliin, ja kaikilla on reaaliaikainen näkyvyys siihen, mitä tapahtuu ja miksi.
Vanhan työskentelytavan ongelmat:
- Asiat tapahtuvat omissa siiloissaan
Materiaalit ovat hajallaan sähköposteissa, chateissa, OneNotessa ja Docsissa. Ihmiset saapuvat kokoukseen valmistautumattomina, ja kokous muuttuu tilannekatsaukseksi. - Päätökset hämärtyvät
Perustelut, vastuu ja vaikutukset hautautuvat pöytäkirjoihin. Pian kukaan ei muista, mitä päätettiin tai miksi. - Seuranta tapahtuu manuaalisesti
Toimenpiteet kopioidaan erillisiin Excel-taulukoihin, Plannereihin tai muistilistoille, jolloin tiedosta tulee pirstaleista. Tilannekuvan hahmottaminen vie turhaa aikaa. Samat aiheet palaavat kokouslistoille kerta toisensa jälkeen, koska todellinen edistys ei ole nähtävillä.
Palaa takaisin raiteille Fingertipin avulla:
- Valmistelu, toteutus ja seuranta tapahtuvat samassa paikassa
Fingertipillä esityslista, materiaalit, ennakkokeskustelu, pöytäkirja ja seuraavat vaiheet ovat yhteydessä toisiinsa. - Päätökset ovat kirkkaita ja vastuut selkeitä
Fingertipillä päätökset kirjataan perusteluineen ja kytketään suoraan niihin liittyviin tehtäviin. Näin vastuu ei jää epämääräiseksi toiveeksi, vaan se on selkeästi osoitettu, aikataulutettu ja reaaliajassa seurattavissa. - Toteutus ja seuranta tapahtuvat kokousten välillä
Fingertip kokoaa tehtävät (mukaan lukien Planner-sisällöt) ja strategiset suunnitelmat yhdeksi reaaliaikaiseksi tilannekuvaksi. Johtoryhmä näkee hankkeiden todellisen edistymisen yhdellä silmäyksellä – ilman manuaalista raportointia tai jatkuvaa tilannepäivitysten perään kyselyä.
”Fingertip poistaa tarpeettomat välivaiheet ja pitää asiat oikeassa yhteydessä toisiinsa.”
Kehitysjohtaja
Rakentaminen
”Päätökset ja sovitut tehtävät tulevat näkyviksi ja helposti seurattaviksi. Fingertip tarjoaa kaiken, mitä olen halunnut.”
Johtoryhmän jäsen
Julkinen sektori
”Fingertipissa on kaikki, mikä vie meitä eteenpäin – johtajuus, projektit ja päätökset – kaikki samassa paikassa.”
Konsernin tietohallintojohtaja
Metalliteollisuus
Kokouksen elinkaari
Valmistele
Luo esityslista mallipohjaan määrittelemällä jokaiselle kohdalle kesto, tarkoitus, materiaalit ja suorat linkit. Osallistujat voivat kirjata kommentit ja kysymykset suoraan esityslistalle oikeaan asiayhteyteen.
Tulos: Osallistujat saapuvat kokoukseen valmistautuneina, ja yhteinen aika voidaan käyttää tehokkaaseen päätöksentekoon.
Kokousta
Järjestä kokous esityslistan mukaisesti, kirjoita pöytäkirja suoraan esityslistan kohtiin, kirjaa päätökset, ja niiden perustelut sekä määritä tehtäviä liittyen aiheeseen tai päätökseen.
Tulos: Keskustelu muuttuu mitattavaksi seurannaksi.
Seuraa
Seuraa tehtäviä ja päätöksiä Teamsissa, päivitä tilanne linkitetyissä tehtävissä ja projekteissa, jatka keskustelua asiaankuuluvassa ketjussa ja siirrä avoimet asiat seuraavan kokouksen esityslistalle.
Tulos: Edistyminen pysyy näkyvissä kokousten välillä.
Missä asiakkaamme käyttävät Fingertippiä
Käyttötapaukset
Fingertip tuo ryhtiä kokouksiin. Sovelluksemme avulla kokoukset muuttuvat hajanaisista muistiinpanoista läpinäkyväksi ja toistettavaksi prosessiksi. Asiakkaidemme suosimat käyttötapaukset korvaavat manuaalisen seurannan automaattisella työnkululla, joka kattaa kaiken esityslistasta päätöksiin ja niiden käytännön toteutukseen.
Johtoryhmän kokoukset
Aiheet muuttuvat omiksi päätöksiksi ja seurattaviksi jatkotoimiksi sen sijaan, että niitä toistettaisiin yhä uudelleen.
Projektin ohjausryhmän tilannekatsaukset
Edistyminen pysyy ajantasaisena kokousten välillä, ja aika käytetään muutosten, ongelmien ja poikkeamien hallintaan, ei tilannekatsauksiin.
Hallituksen ja komiteoiden kokoukset
Pöytäkirjat, päätökset ja jatkotoimenpiteet pysyvät näkyvissä ja tarkasteltavissa, eivätkä ne jää erillisiin asiakirjoihin ja sähköpostiketjuihin.
Viikoittainen myyntipalaveri
Muutamme asiakassitoumukset selkeiksi, roolipohjaisiksi tehtäviksi. Näin varmistamme toimitusvarmuuden ilman jatkuvaa peräänkatsomista.
Nopea aloitus, varma toimivuus ja välittömät tulokset
Johtamisjärjestelmän käyttöönoton ei kuuluisi olla riski tai raskas projekti. Fingertip on rakennettu toimimaan natiivisti Microsoft Teamsissa, noudattaen suoraan yrityksesi olemassa olevia M365-rakenteita ja tietoturvaa.
Täysin Microsoft 365 -ympäristösi sisällä
Fingertip integroituu saumattomasti Teams-ympäristöösi ja noudattaa suoraan yrityksesi hallinta- ja tietoturvakäytäntöjä. Johtamistyö ja kriittinen tieto pysyvät täysin omassa hallinnassasi.
Skaalautuva käyttöönotto
Aloita hallitusti yhdellä tiimillä ja selkeällä käyttötapauksella. Rakennamme johtamisprosessillesi Teamsiin selkeän rakenteen, jota jokaisen on helppo seurata.
Johtamisprosessi, joka toimii
Fingertip vapauttaa aikaa poistamalla manuaalisen raportoinnin, työkaluviidakon ja hallinnollisen taakan. Investointi alkaa tuottaa arvoa tyypillisesti jo 6–8 viikon käyttöönottoprosessin aikana.
Oletko kyllästynyt kokouksissa haaskattuun aikaan?
Kun johtamisen rakenteet puuttuvat, tulokset kärsivät. Me autamme tiimiänne vakiinnuttamaan kestävät toimintatavat, jotka todella edistävät liiketoimintaanne. Hyödynnämme todistettua perehdytysprosessiamme, jolla viemme muutoksen läpi hallitusti 6-8 viikon aikana. Emme jätä teitä yksin, vaan työskentelemme rinnallanne varmistaaksemme pysyvän vaikutuksen!
Varaa tapaaminen, ja keskustellaan lisää!
Eikö kokousten hallinta ole tällä hetkellä kiireellisin ongelmasi?
Johtoryhmän toimintamalli
Nopeuta ja tehosta johtoryhmän työskentelyä, vähennä manuaalista raportointia ja varmistaa, että sovitut asiat etenevät.
Vuosikello
Yhdistä organisaation eri yksiköiden ja vastuiden hankkeet sekä toiminnot yhteen näkymään koko vuoden osalta mahdollistaen yleiskuvan ja tehokkaan johtamisen.
Projektien ja hankkeiden johtaminen
Yhdistä ohjaus, päätöksenteko ja seuranta Teamsiin, jotta voit hallita toimintaa reaaliajassa kätevästi yhdessä paikassa.
Usein kysyttäjä kysymyksiä
Miten tämä eroaa kokousmuistiinpanoista tai toimintasuunnitelmista?
Kokousmuistiinpanot tallentavat keskustelun. Fingertip tallentaa tulokset kontekstin ja vastuuhenkilöiden kanssa ja pitää ne näkyvissä ja yhteydessä toisiinsa, jotta niitä voidaan seurata syklien välillä.
Pitäisikö meidän muuttaa johtoryhmän kokousten kulkua?
Ei radikaalisti. Fingertip tuo toistettavan rakenteen ja valmistelumallin olemassa olevaan työskentelytapaasi, joten kokouksia on helpompi ohjata.
Miten Fingertip estää kokousten muuttumisen raportointitilaisuuksiksi?
Siirtämällä valmistelut ja tilannekonteksti asynkroniseksi ja rakentamalla live-kokouksen valintojen, kompromissien ja ohjauksen ympärille.
Miten tämä toimii Microsoft Teamsissa?
Kaikki tapahtuu Teamsissa. Valmistelut, tulokset ja seuranta tapahtuvat siellä, missä johto jo tekee yhteistyötä, ilman työkalujen vaihtamista.
Voimmeko yhdistää kokouksen tulokset suunnitelmiin, projekteihin ja tavoitteisiin?
Kyllä. Tulokset voidaan linkittää suunnitelmiin, projektisalkkuihin ja tavoitteisiin, jotta johtajat voivat seurata edistymistä ja ohjata prioriteetteja eri syklien aikana.
Sopiiiko tämä säänneltyihin tai turvallisuuskriittisille aloille?
Kyllä. Fingertip otetaan käyttöön Microsoft-ympäristössäsi ja noudattaa olemassa olevia tietoturva-, hallinto- ja käyttöoikeusvalvontakäytäntöjäsi.
Kuinka nopeasti näemme hyödyt?
Useimmat tiimit huomaavat päätösten selkeytyneen ja seurannan vähentyneen jo ensimmäisten viikkojen aikana heti, kun todelliset johtoryhmän kokoukset ja päätökset on käyty läpi järjestelmän kautta.
Voiko tämä laajentua yhden johtoryhmän ulkopuolelle?
Kyllä. Monet organisaatiot aloittavat yhdellä johtoryhmän rytmillä ja laajentavat kokousmallin eri tiimeihin, salkkuihin ja suunnittelusykleihin.
Oletko valmis tekemään johtoryhmän kokouksista tuloksellisia?
Fingertip auttaa johtoryhmiä siirtymään raportoinnista ohjaukseen ja kokouksista mitattaviin tuloksiin turvallisesti ja ennustettavasti Microsoft Teamsin sisällä.
Ota meihin yhteyttä ja vie organisaatiosi johtaminen uudelle tasolle!