Nosta kokousten tuottavuutta

Fingertipillä johdat kokouksia paremmin ja tehokkaammin.

Valmistele, kirjaa ylös, tee näkyväksi, kokoa, seuraa, johda – yhdessä osana Microsoft Teamsin päivittäistä käyttöä.

Tyytyväisiä asiakkaitamme

Keskimääräinen tietotyöntekijä viettää 40 prosenttia työajastaan kokouksissa.

Vuodesta 2020 lähtien Teams-kokouksiin käytetty aika on kasvanut 252 prosenttia.

Samaan aikaan jopa 33%:a kokouksista pidetään parhaimmillaan tarpeettomina ja pahimmillaan ajanhukkana.

Tarvitsemme uusia malleja, joilla varmistetaan, että kokouksiin käytetty aika käytetään hyvin.

Tyypilliset kokousten haasteet

Perinteisissä kokouksissa on monia ongelmia, kuten:

AIKA

Kokoukset myöhästyvät tai menevät yliajalle. Sisältö ja aika eivät ole tasapainossa.

FOKUS

Kokouksilta puuttuu selkeä tarkoitus, jolloin keskustelu ajautuu raiteiltaan.

KALENTERI

Aikatauluhaasteiden jokaisesta kokouksesta puuttuu joku keskeinen osallistuja.

TOISTO

Kokousten sisällöt kiertävät kehää ja teemat toistuvat. Etenemistä ei synny.

TIHEYS

Kokouksia on liikaa ja niihin käytetään aivan liikaa aikaa.

VALTA

Kokouksissa tietyt osallistujat dominoivat vailla haastamista ja hierarkia ajaa asiantuntemuksen yli.

KANAVAT

Asynkronista keskustelua ei käytetä korvaamaan vähemmän hyödyllisiä kokouksia.

TULOKSET

Kokousten seurauksina ei synny päätöksiä, konkreettista tekemistä tai suuntausta. Ainoastaan lisää kokouksia.

MONIAJO

Useat osallistujat kokevat läsnäolonsa turhaksi, ja multitaskaavat heikolla menestyksellä.

VALMISTELU

Yleisö ja/tai kokouksen järjestäjä ei ole riittävän valmistautunut kokoukseen.

Kenelle Fingertip on tarkoitettu?

Fingertip voi auttaa mitä tahansa kokouksia hyödyntävää työyhteisöä saavuttamaan yhdessä enemmän.

Riippumatta siitä, kokoontuuko tiimi kasvokkain vai Microsoft Teamsin välityksellä, kokousten valmistelu, muistio ja seuranta ovat sähköisiä.

Fingertipin avulla tiimit voivat toimia tehokkaammin läpinäkyvästi koko yhteistyön elinkaaren ajan.

Esimerkki: Johtoryhmät

Haaste NYT:

Johtoryhmän toiminta perustuu toistuviin kokouksiin, mutta

Asynkroninen (itseohjautuva) valmistelu ei tule osaksi työskentelyä
Kokouksiin ei valmistauduta
Päätöksenteko on vaikeaa ja hidasta
Tiedon jakamiseen kuluu paljon aikaa

Fingertip-ratkaisu:

Muuttaa johtoryhmätyöskentelyn jatkuvaksi prosessiksi, jossa

Asiat valmistellaan ja käsitellään Microsoft Teamsissa
Johtoryhmän toiminta ja odotukset ovat läpinäkyviä
Tieto keskusteluista, sovituista asioista ja etenemisestä koostuu yhteen paikkaan läpinäkyvästi Teamsissa ilman erillistä raportointia

Kokouksen elinkaari

94 prosenttia kokouksista pidetään ilman esityslistaa. Ihmiset eivät pysty valmistautumaan, ja aika, joka oli tarkoitettu yhteistyöhön ja innovointiin, kuluu tiedon jakamiseen.

Fingertip pakottaa ajattelemaan etukäteen: Miksi tämä kokous on tarpeellinen, kenen pitäisi osallistua ja mitä aiomme käsitellä. Voit tehdä yhteistyötä esityslistan laatimisessa ja yhdistää kaikki asiaankuuluvat tehtävät ja keskustelut. Valmistelu tapahtuu yksinkertaisesti osana Teamsin käyttöä ilman suuria muutoksia toimintamalliin, mikä varmistaa, että sitä todella käytetään.

Tässä ovat Fingertipin tärkeimmät toiminnot kokouksen elinkaaren jokaisessa vaiheessa:

ENNEN KOKOUSTA:

Valmistelkaa yhdessä esityslista.
Kutsu osallistujat Outlookin kautta.
Jaa valmistelutehtävät osallistujille.

KOKOUKSEN AIKANA:

Jouksuta kokous digitaalisella esityslistalla
Dokumentoi keskustelu esityslistan kohtiin
Luo toimenpiteet tehtäviksi Fingertipissä.

KOKOUKSEN JÄLKEEN:

Luo pöytäkirja, jossa on linkit tärkeimpiin asioihin
Toimenpiteiden edistymisen seuranta
Hallitse ylivuotoa siirtämällä esityslistan kohtia tuleviin kokouksiin.
Päätösten tekeminen asynkronisesti

Lataa whitepaper

Tässä julkaisussa esitellään Fingertipin ratkaisu kokousten tehokkaaseen hallintaan aina suunnittelusta kokouksen päättämiseen. Se opastaa kokouksen elinkaaren läpi esityslistan laatimisesta ja osallistujien kutsumisesta kokouksen pitämiseen ja vastuullisen seurannan varmistamiseen.

Miten se toimii?

Fingertip eroaa tavallisista kokoussovelluksista siinä, että se ei ole erillinen työkalu, vaan siitä tulee rutiininomainen osa päivittäistä työskentelyä Microsoft Teamsissa. Keskustelu tapahtuu Teamsissa ja se voi helposti kadota, ellei sitä liitetä työprosesseihin. Fingertip varmistaa kokousten osallistujien vastuullisuuden kokouksesta toiseen Teamsissa, ja suurin osa työstä voidaan tehdä itse kokousten ulkopuolella, missä säästyy arvokasta aikaa.

Suunnittele kokouksen esityslista oikeassa kanavakontekstissa ja linkitä asiaankuuluvat asiat mistä tahansa organisaatiossasi.

Lähetä kokouksen esityslista kutsussa JA johda kokousta Microsoft Teamsissa Fingertipin avulla.

Jatkotoimenpiteet dokumentoidaan, ne näkyvät yksittäisissä työjonoissa, ja niiden edistyminen on läpinäkyvää.

Hyödyt

Läpinäkyvyys

Fingertip luo näkyvyyttä keskeneräiseen työhön ja vähentää tehotonta raportointia.

Tuottavuus

Vähentää odotusaikoja parantamalla keskustelujen, asiakirjojen ja tietojen saatavuutta.

Yhteistyöskentely

Tee roolit ja velvollisuudet näkyviksi ja vastuullisiksi kaikissa prosesseissa.

Mitä mieltä käyttäjät ovat?

"Aloitimme siirtymän moderniin tietotyöhön ja Microsoft Teams käyttöön rohkeasti uudistamalla johtoryhmän toimintatavat Fingertipillä. Jo lyhyessä ajassa toiminta on sujuvoitunut ja tehtävät muuttuneet läpinäkyvästi johdettaviksi."

“Tavoitteemme on muuttaa koko johtamisen malli lähtien hallitustyöskentelystä aina yksiköiden toimintasuunnitelmien yksittäisten tehtävien ohjaamiseen ja seurantaan.  Tämä vaatii läpinäkyvyyttä ja systematiikkaa läpi linjan.”

Katso miten se toimii neljässä minuutissa

Lue artikkeleitamme

Blogi: Työuralla 7 vuotta kuluu kokoustamiseen.

Kokoukset ovat modernin tietotyön selkäranka, mutta niitä käytetään usein väärin: raportointiin tai autoritaaristen johtajien egon pönkittämiseen. Kokouksista on tullut itse toiminnan keskipiste sen sijaan, että niissä keskityttäisiin siihen, mitä niillä voidaan tuottaa. Pohjimmiltaan kokous on vain työkalu, ja niin sitä pitäisi käyttää.

Blog: 10 käytäntöä parempiin kokouksiin

Kokouksissa rakennetaan ymmärrystä, jaetaan tietoa ja luodaan uutta. Siellä kohdataan työkavereita jotta yhdessä saadaan aikaan jotain merkityksellistä.

Olemme koonneet listan kymmenestä parhaasta kokouskäytänteestä, jotka on helppo ottaa käyttöön missä vain:

Käyttöönotto on helppoa!

Fingertip tarjoaa:

Huipputason tietoturva.
Varmistaa jo tehdyistä IT-investoinneistasi saatavan tuoton.
Nopeita etuja pienen toiminnallisen muutoksen avulla.
Helppo omaksua tehokkaan palvelumuotoilun ja valmennuksen avulla.